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Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 per la protezione dei dati personali (GDPR)

CANDIDATI

Ai sensi degli art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito “GDPR”), LUISA VIA ROMA S.p.A. (di seguito “LUISAVIAROMA” o il “Titolare”) – con sede legale in Via Benedetto Varchi, 61, 50132 Firenze, Italia –, nella qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, in persona del legale rappresentante pro tempore, informa che i Suoi dati personali saranno oggetto di trattamento da parte di LUISAVIAROMA stessa mediante elaborazioni manuali o strumenti elettronici o automatizzati, informatici o telematici, con logiche correlate strettamente alle finalità sotto elencate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati.

Identità e dati di contatto del titolare e del Responsabile della protezione dei dati personali

Il Titolare del trattamento è LUISA VIA ROMA S.p.A., in persona del legale rappresentante pro tempore, con sede in Via Benedetto Varchi, 61, 50132 Firenze.

Il Titolare ha nominato un Data Protection Officer (Responsabile per la protezione dei dati personali) al quale potrà rivolgersi per esercitare i Suoi diritti o per avere informazioni relative agli stessi e/o alla presente Informativa, scrivendo a LUISA VIA ROMA S.p.A., Via Benedetto Varchi, 61, 50132 Firenze o inviando un messaggio di posta elettronica all’indirizzo dpo@luisaviaroma.com.

Categorie di dati ottenuti da soggetti diversi dall’interessato

Per il perseguimento delle finalità descritte nel paragrafo Finalità e liceità del trattamento, LUISA VIA ROMA tratta tutte le categorie di dati personali sia tramite conferimento diretto da parte dell’interessato (art. 13) oppure da parte delle società di recruiting (art. 14).

Fonte da cui hanno origine i dati personali

I dati personali sono raccolti tramite conferimento diretto da parte dell’interessato (art. 13) oppure da parte delle società di recruiting (art. 14).

Finalità e liceità del trattamento

I Suoi dati personali sono trattati dal Titolare ai sensi dell’art. 6 del GDPR. Di seguito si indicano le specifiche finalità di trattamento e le relative basi giuridiche:

Base giuridica del trattamento (e Finalità)

• Selezione del personale finalizzata alla stipula di un contratto di lavoro (Finalità: Esecuzione di un contratto o esecuzione di misure precontrattuali)
• Gestione dei backup (Finalità: Perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi)^[1]

Natura del conferimento e conseguenze rifiuto

Il conferimento dei dati è obbligatorio per l’adempimento degli obblighi precontrattuali. Pertanto, l’eventuale rifiuto del conferimento dei dati obbligatori comporterà l’oggettiva impossibilità di perseguire le finalità di trattamento di cui alla presente Informativa (paragrafo “Base giuridica del trattamento (e Finalità)”).

Nel caso in cui fossero presenti nel curriculum dei dati particolari ai sensi dell’art. 9 del GDPR il Titolare si asterrà dall’utilizzare tali dati a meno che questi non riguardino eventuali dati sanitari che rivelino l’appartenenza a categorie protette che saranno presi in considerazione solo a fronte di ricerche di personale specifico. In ogni caso saranno trattate le sole informazioni strettamente pertinenti e limitate a quanto necessario all’eventuale instaurazione del rapporto di lavoro. Si ricorda che sono individuati come dati particolari quelli “che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona”.

Categorie di soggetti destinatari dei dati personali

I dati personali conferiti potranno essere trattati dalle seguenti categorie di soggetti in qualità di Responsabili del trattamento appositamente nominati dal Titolare, ai sensi dell’art. 28 del GDPR:

• Fornitori di supporto (ad es. per la gestione / conservazione di materiale cartaceo);

• Fornitori di supporto per la fornitura / manutenzione dei sistemi informatici;

• Fornitori applicazioni in cloud per la gestione della selezione del personale.

Lei ha la possibilità di richiedere a LUISAVIAROMA la lista dei Responsabili del trattamento coinvolti da queste finalità tramite le modalità di comunicazione presenti nella sezione “Identità e dati di contatto del titolare e del Responsabile della protezione dei dati personali”.

I dati saranno inoltre trattati da soggetti appositamente autorizzati al trattamento dal Titolare, ai sensi del GDPR, quali i lavoratori dipendenti di LUISAVIAROMA o somministrati presso la stessa, gli stagisti e i collaboratori, a seguito di apposite istruzioni impartite dal Titolare stesso.

I dati personali trattati da LUISAVIAROMA non sono oggetto di diffusione.

Trasferimenti extra UE

Per il perseguimento delle finalità di trattamento sopra descritte, i Suoi dati personali possono essere trasferiti ai destinatari sopra indicati in Italia e all’estero, anche al di fuori dell'Unione Europea (UE) in quanto alcuni sub responsabili ex art. 28 GDPR della Società che fornisce applicazioni in cloud per la gestione delle campagne di selezione del personale hanno sede al di fuori dell’Unione Europea.

Per tali sub-responsabili il Responsabile del trattamento ha utilizzato le nuove clausole tipo relative alla protezione dei dati adottate dalla Commissione Europea (Clausole Contrattuali Standard) che forniscono garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 del GDPR e prevedono misure supplementari da adottare per garantire la conformità del trasferimento di dati personali verso Paesi Terzi. Inoltre, il Responsabile del Trattamento ha effettuato per tali trasferimenti una valutazione di impatto (Transfert Impact Assessment) che è stata acquisita dal Titolare. Tali garanzie e il processo di valutazione di tali garanzie sul trasferimento dati, assicurano il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati e dei diritti degli interessati adeguato ai trattamenti all’interno dell’Unione, compresa la disponibilità di diritti azionabili degli interessati e di mezzi di ricorso effettivi, fra cui il ricorso effettivo in sede amministrativa o giudiziale e la richiesta di risarcimento, nell’Unione o in un paese terzo. Per ottenere una copia dei Suoi dati, per avere informazioni circa le garanzie adeguate e per conoscere il luogo dove i dati da Lei forniti sono stati resi disponibili, può contattare il Titolare, al seguente indirizzo e-mail: dpo@luisaviaroma.com.

Periodo di conservazione dei dati personali

I dati personali trattati da LUISAVIAROMA saranno conservati per il tempo necessario alle attività di gestione della ricerca e della selezione del personale.

Trascorsi tali termini i Suoi dati saranno anonimizzati o cancellati, salvo che non ne sia necessaria la conservazione per altre e diverse finalità previste per espressa previsione di legge.

Di seguito, il dettaglio della durata del periodo di conservazione dei dati per le finalità sopra descritte, ovvero i criteri utilizzati per la determinazione di tale periodo (in corsivo sono indicati i dati particolari):

Finalità “Selezione del personale finalizzata alla stipula di un contratto di lavoro”:

• Categoria di dati personali: Nominativo, indirizzo o altri elementi di identificazione personale, e-mail, numero di telefono, esperienze professionali, studi e cultura, fotografia e tutti gli altri dati eventualmente presenti sul curriculum vitae; Eventuale appartenenza a categorie protette.
• Termini ultimi previsti per la cancellazione: I dati saranno conservati per il solo periodo di gestione della ricerca e selezione del personale

Finalità “Gestione dei backup”

• Categoria di dati personali: Tutti i dati relativi ai candidati presenti nei sistemi informatici della Società
• Termini ultimi previsti per la cancellazione: Dieci anni e sei mesi dalla chiusura dell'attività o maggiore in presenza di eventuali contenziosi

Processo decisionale automatizzato

Per il perseguimento delle finalità di trattamento sopra descritte, non viene presa alcuna decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato che produca effetti giuridici che La riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla Sua persona.

Diritti dell'interessato

Ai sensi e per gli effetti di cui al GDPR, Le sono riconosciuti i seguenti diritti in qualità di Interessato che potrà esercitare nei confronti di LUISAVIAROMA:

• l’accesso e la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano, anche al fine di essere consapevole del trattamento e per verificarne la liceità nonché la correttezza e l’aggiornamento di tali dati. In tal caso, Lei potrà ottenere l’accesso ai Suoi dati personali e alle Sue informazioni, in particolare a quelle relative alle finalità del trattamento, alle categorie di dati personali in questione, ai destinatari o categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, al periodo di conservazione, etc.;

• la rettifica, laddove inesatti, dei dati personali che La riguardano, nonché l’integrazione degli stessi laddove ritenuti incompleti sempre in relazione alle finalità del trattamento. Durante questo periodo, il Titolare si impegna a non presentare i dati come certi o definitivi, specialmente a terzi;

• la cancellazione dei dati che La riguardano, ove i dati non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti. Si ricorda che la cancellazione è subordinata all’esistenza di validi motivi. Se il Titolare ha comunicato ad altri Titolari o Responsabili dati che La riguardano è obbligato a cancellarli, adottando le misure ragionevoli, anche tecniche, per informare altri titolari del trattamento che stanno trattando i dati personali in questione di cancellare qualsiasi link, copia o riproduzione dei medesimi (cosiddetto diritto “all’oblio”). La cancellazione non può essere eseguita se il trattamento è necessario, tra l’altro, per l’adempimento di un obbligo legale o per l’esecuzione di un compito di pubblico interesse e per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;

• la limitazione del trattamento. Per limitazione del trattamento si intende, tra le altre cose, anche la possibilità di trasferire i dati trattati su un sistema non più accessibile, per sola conservazione e immodificabili. Questo non significa che i dati siano cancellati ma che il Titolare deve evitare di usarli nel periodo del relativo blocco. Ciò sarebbe particolarmente necessario nel caso in cui un uso persistente di dati inesatti e conservati illecitamente, La possa danneggiare. In tale caso Lei si può opporre alla cancellazione dei dati personali e chiedere invece che ne sia limitato l’utilizzo. Nel caso di rettifica dei dati o di opposizione Lei può richiedere la limitazione del trattamento di quei dati per il periodo durante il quale il Titolare sta effettuando la rettifica o sta valutando la richiesta di opposizione. Un’ulteriore fattispecie è dovuta al fatto che i dati personali sono per Lei necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, ma il Titolare non ne ha più bisogno ai fini del trattamento;

Tali diritti potranno essere esercitati rivolgendosi al Responsabile della Protezione dei Dati personali (RPD), altresì denominato Data Protection Officer (DPO), mediante richiesta inviata con lettera raccomandata a.r. al seguente indirizzo: Via Benedetto Varchi, 61, 50132 Firenze, o inviando e-mail all’indirizzo di posta elettronica: dpo@luisaviaroma.com

Lei potrà inoltre segnalare prontamente al DPO, tramite i recapiti sopra indicati, eventuali circostanze o eventi dai quali possa discendere, anche solo in potenza, una violazione dei dati personali (vale a dire qualsiasi violazione della sicurezza in grado di determinare, accidentalmente o in modo illecito, la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso ai dati), al fine di consentire una immediata valutazione e, ove necessario, l’adozione di azioni volte a contrastare tale evento.

Si ricorda, infine, che Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei dati personali o ad altra Autorità di controllo ai sensi dell’art. 13, par. 2, lettera d) del GDPR.

Modifiche alla presente Informativa

La presente Informativa può subire variazioni. Si consiglia, quindi, di controllare regolarmente questa.

Informativa aggiornata al 10/10/2022

^[1] Gestione ICT della continuità operativa e presidi sulla disponibilità delle informazioni.